Partilhar o contexto entre as IA de uma equipa

Uma equipa, cinco IA, cinco versões da empresa

Numa equipa de cinco pessoas que utilizam uma IA, existem hoje cinco descrições do mesmo cliente, cinco maneiras de explicar o produto e cinco ideias sobre o que ficou decidido no mês passado. Cada um escreveu a sua, uma noite, numa conversa.

Ninguém dá por isso, porque cada conversa é privada. Os efeitos, esses, veem-se.

• Duas propostas enviadas ao mesmo cliente não têm o mesmo tom, nem exatamente os mesmos preços.
• Uma pessoa continua a aplicar o procedimento antigo, porque a sua IA só conhece esse.
• Um recém-chegado demora três semanas a obter do seu assistente respostas utilizáveis, o tempo de reconstituir o que os outros levaram meses a ensinar ao deles.
• Quando alguém sai, tudo o que tinha explicado à sua IA sai com essa pessoa.

O problema não é a IA. É que o contexto, aquilo que o assistente precisa de saber para responder bem, continuou a ser um assunto individual, quando o trabalho é coletivo.

Aquilo a que se chama o contexto de uma equipa

A palavra é vaga. Na prática, abrange cinco famílias de conteúdos.

1. A identidade. O que a empresa faz, para quem, o que não faz, o seu vocabulário, o seu tom.
2. Os métodos. Como se responde a um concurso, como se prepara um workshop, como se trata uma reclamação.
3. Os dossiês. O que se sabe de um cliente, de um projeto, de um produto: o caderno de encargos, as atas, as restrições.
4. As decisões. O que ficou decidido, quando e porquê. É a família mais negligenciada e a mais valiosa.
5. As referências. Os modelos, os exemplos bem-sucedidos, os preços, os textos regulamentares aplicáveis.

Tudo isto já existe na sua empresa. Uma parte está escrita, dispersa por pastas partilhadas. Outra parte está nas cabeças. E uma terceira, o que é novo, está nas conversas privadas de cada um com a sua IA.

Porque é que uma pasta partilhada não chega

A primeira ideia é sempre a mesma: «já temos um Drive, basta dizer às pessoas que vão lá buscar os documentos». Isso não resolve o problema, por quatro razões.

A IA não vai lá procurar sozinha. Sem ligação, continua a ser uma pessoa a abrir a pasta, a encontrar o ficheiro certo e a colá-lo na conversa. O gesto manual continua lá, e com ele os esquecimentos.

Um ficheiro colado é uma cópia. A partir do momento em que está numa conversa ou no espaço de projeto de um assistente, deixa de acompanhar as correções. Três meses depois, há cópias desatualizadas a viver numa dezena de sítios.

O assistente lê tudo ou nada. Um ficheiro anexado é engolido por inteiro, mesmo que a pergunta diga respeito a um único parágrafo. Em documentos longos, isso pesa na qualidade das respostas e no consumo.

A organização não foi pensada para uma IA. «Ata v3 final bis» ainda se encontra quando se sabe o que se procura. Um assistente, pelo contrário, precisa de títulos claros, de documentos atualizados e de saber qual deles serve de referência.

Uma pasta partilhada continua a ser um bom sítio para guardar ficheiros. Não é um contexto partilhado.

As quatro condições de um contexto realmente partilhado

Uma única fonte

Cada conhecimento vive num sítio, e só num. Não há uma cópia por assistente nem uma versão por pessoa. Quando é corrigido, fica corrigido para toda a gente.

Leitura direta pelos assistentes

Cada membro liga a sua IA a essa fonte. É o assistente que vai procurar, no momento em que precisa, sem que ninguém cole o que quer que seja. O protocolo MCP tornou isto possível com a maioria dos assistentes; explicamo-lo em MCP explicado de forma simples.

Direitos que acompanham a pessoa

É o ponto que faz hesitar, e com razão: se todas as IA leem a mesma base, toda a gente vê tudo? Não, desde que o assistente tenha exatamente os direitos da pessoa que o utiliza. O estagiário não tem acesso ao dossiê dos salários; a sua IA também não. O consultor da missão A não vê a missão B; a sua IA também não.

Isto pressupõe que os direitos sejam verificados a cada pedido do assistente, e não de uma vez por todas no momento da ligação.

Um rasto do que é lido e escrito

Quando uma IA pode ler e escrever na base comum, é preciso poder responder a duas perguntas: quem consultou o quê, e quem alterou o quê. Um registo de acessos e um histórico de versões são suficientes, mas são indispensáveis.

O método para pôr isto em prática

Etapa 1: escolha um único assunto para começar

Não lance um «projeto de gestão do conhecimento». Pegue no assunto que a equipa mais vezes volta a explicar às suas IA. Numa agência, é muitas vezes o método de resposta aos clientes. Numa equipa de produto, são as decisões já tomadas. Numa equipa de suporte, os procedimentos.

Etapa 2: ponha a escrever quem sabe

A pessoa que domina o assunto escreve-o, uma vez. Pode pedir ajuda à sua IA para redigir, mas é ela quem valida. Um documento, um assunto, um título que diga o que ele contém. O método de redação está em Criar uma base de conhecimento para IA.

Etapa 3: organize por projeto e pense nos acessos desde o início

Crie um projeto para o que é comum a toda a equipa, e um projeto por cliente, por missão ou por produto. A divisão em projetos é também a sua divisão dos acessos: abre-se um projeto a uma pessoa, não um ficheiro.

Etapa 4: cada um liga o seu assistente

Cada membro liga a sua IA com a sua própria conta. É isso que garante que o assistente herda os direitos da pessoa e que o registo indica quem fez o quê. Uma conta partilhada deitaria as duas coisas a perder.

Etapa 5: dê às IA uma regra de escrita

Ler não tem riscos. Escrever exige uma regra. A mais simples: uma IA pode propor e registar (uma decisão tomada em reunião, um esclarecimento obtido junto de um cliente), mas não substitui um documento de referência sem que a pessoa o tenha relido. Escreva esta regra no projeto comum: os assistentes vão lê-la.

Etapa 6: crie o reflexo

A regra que mantém tudo vivo cabe numa frase: se está prestes a explicá-lo à sua IA, escreva-o antes no projeto. O esforço é o mesmo. A diferença é que, da vez seguinte, e para todos os outros, já está feito.

As objeções que se ouvem sempre

«Os nossos documentos não estão suficientemente arrumados.» Nunca estarão antes de servirem para alguma coisa. Comece por um assunto, escreva-o bem e deixe o resto onde está.

«As pessoas não vão escrever.» Já escrevem, todos os dias, nas suas conversas privadas. Trata-se de deslocar esse esforço, não de acrescentar outro.

«Não usamos todos a mesma IA.» É precisamente o caso em que uma fonte comum, independente dos assistentes, faz todo o sentido. Cada um fica com a sua ferramenta.

«E a confidencialidade?» Joga-se a dois níveis. Na base: direitos por projeto, verificados a cada pedido. No fornecedor do assistente: o que a IA lê é-lhe transmitido, de acordo com o contrato de cada um. Verifique as definições das suas subscrições, em particular quanto à utilização dos dados para treino.

O que isto muda, na prática

O ganho mais visível é o tempo: o que já não se gasta a voltar a colar, e o que já não se gasta a corrigir uma resposta construída sobre uma informação desatualizada.

O segundo é a coerência. Quando cinco assistentes leem o mesmo método, cinco pessoas produzem um trabalho parecido.

O terceiro é o consumo. Um assistente que lê a passagem útil de um documento consome menos do que um assistente a quem se cola o documento inteiro, em cada conversa. Detalhamos este ponto em Reduzir o consumo de tokens.

O último vê-se mais tarde: o que a equipa sabe deixa de depender da presença desta ou daquela pessoa.

Como o Linkevio responde a estas quatro condições

O Linkevio foi construído em torno desta necessidade concreta.

• Uma única fonte. Os seus documentos são escritos ou importados para projetos. Uma correção guardada é a versão que todos os assistentes leem a seguir. Um documento pode ser assinalado como referência, exploratório ou substituído.
• Leitura direta. Cada membro liga o assistente que já utiliza. A IA procura, recebe excertos curtos com a respetiva localização e lê a parte útil.
• Direitos da pessoa. O assistente tem os direitos do seu utilizador, nem um a mais, e são verificados a cada pedido. Um cliente pode ser convidado para um único projeto.
• Rasto. Cada pedido é anotado num registo, os documentos conservam as suas versões, e a ligação de um assistente pode ser cortada a qualquer momento.

O plano gratuito permite experimentar a dois num projeto. Crie o seu espaço, escolha o assunto que a sua equipa mais vezes volta a explicar e faça o teste com um colega. Os pormenores sobre a proteção de dados estão na página Segurança e privacidade.

Perguntas frequentes

É preciso que toda a equipa utilize o mesmo assistente de IA?

Não. A fonte comum é independente dos assistentes. Cada pessoa liga o que utiliza, desde que aceite ligações no padrão MCP.

Um colega pode ver as minhas conversas com a minha IA?

Não. O que é partilhado são os documentos dos projetos, não as conversas. O seu assistente lê a base comum; as suas trocas com ele ficam no respetivo fornecedor, na sua conta.

Como evitar que uma IA escreva qualquer coisa na base?

Através dos direitos e do histórico. Uma pessoa que só tem direito de leitura num projeto tem uma IA que só pode ler. E qualquer alteração cria uma versão: vê-se quem mudou o quê, e pode voltar-se atrás se for preciso.

O que acontece quando alguém sai da equipa?

Retira-lhe o acesso: o assistente dessa pessoa perde o seu no mesmo instante. O que ela tinha escrito nos projetos fica com a equipa.

Pode convidar-se um cliente?

Sim, para um projeto específico. Ele lê e comenta o que lhe abrir, sem ver os outros projetos.

Por onde começar se formos apenas dois ou três?

Por um único documento: o método ou a descrição que mais vezes repetiram. Escrevam-no, liguem os vossos assistentes e comparem as respostas. É também o momento certo para ler Porque é que a sua IA se esquece de tudo, que explica o mecanismo de fundo.