Criar uma base de conhecimento que a sua IA sabe ler

Uma base de conhecimento para IA não é mais um wiki

Muitas equipas já experimentaram o wiki interno. Enche-se com entusiasmo durante um mês, depois ninguém o volta a abrir, e ele envelhece em silêncio.

Uma base lida por assistentes de IA escapa a esse destino por uma razão simples: serve todos os dias, sem que ninguém tenha de a abrir. Sempre que alguém faz uma pergunta à sua IA, a base é consultada. Um documento útil produz um efeito imediato, e um documento errado também. A equipa tem, portanto, uma razão concreta para a manter atualizada.

Mas o leitor mudou, e isso altera a forma de escrever. Um colega que lê uma página adivinha o que falta, sabe a quem ligar, reconhece uma versão desatualizada. Um assistente de IA lê o que está escrito, e só isso.

Como um assistente lê os seus documentos

Para escrever de forma útil, é preciso saber o que acontece quando a sua IA consulta a base.

1. Procura. A partir da sua pergunta, lança uma pesquisa com algumas palavras. O resultado depende das palavras presentes nos seus documentos e nos respetivos títulos.
2. Recebe excertos. Algumas passagens curtas, com o sítio de onde vêm. É com base nisso que decide o que ler.
3. Lê uma parte. Abre o documento mais promissor e lê a secção útil, não necessariamente o resto.
4. Responde, apoiando-se no que leu.

Daqui decorrem diretamente três regras de escrita.

• As palavras da pergunta têm de estar no documento. Se toda a gente diz «orçamento» e o seu documento fala de «proposta de preços», a pesquisa passa ao lado.
• Cada secção tem de se perceber sozinha. O assistente pode ler a secção 4 sem ter lido a 1. Um «como vimos acima» não lhe diz nada.
• Um documento tem de dizer se está em vigor. Entre duas versões que se contradizem, a IA não consegue adivinhar qual é a que aplica.

O que escrever primeiro

Não tente cobrir tudo. Comece pelo que mais vezes volta a explicar à sua IA. Na maioria das equipas, isso dá seis documentos.

Encontra versões prontas a adaptar na página Modelos.

Escrever um documento que uma IA aproveita bem

Um assunto por documento

Um documento que trata da faturação, das férias e do acolhimento de novos colaboradores não será bem encontrado para nenhum dos três. Separe. Três documentos curtos valem mais do que um longo.

Um título que anuncia o conteúdo

«Procedimento» não diz nada. «Procedimento: tratar uma reclamação de cliente» encontra-se e escolhe-se. Faça o mesmo com os subtítulos: «Prazos de resposta» em vez de «Etapa 2».

O resumo no início

Comece por duas ou três frases que digam de que trata o documento, a quem se aplica e desde quando. É muitas vezes esta passagem que aparece na pesquisa e que leva o assistente a ler o resto.

Frases completas, com as razões

Compare.

• «Desconto: não no primeiro ano.»
• «Não concedemos descontos no primeiro ano, porque o preço já inclui o acompanhamento no arranque. A partir do segundo ano, é possível um desconto de dez por cento para um compromisso de dois anos.»

A segunda versão permite à IA responder a um cliente, tratar um caso próximo e explicar a regra em vez de a recitar.

Termos constantes

Se chama à mesma coisa «cliente», «conta» e «contratante» consoante as páginas, um leitor humano acompanha. Um assistente pode julgar que se trata de três coisas. Escolha uma palavra e indique os sinónimos uma vez no documento «Quem somos».

Exemplos

Uma regra de tom percebe-se melhor com dois exemplos, um bom e um mau, do que com três parágrafos de explicação. Para um procedimento, um caso real tratado do princípio ao fim vale uma página de teoria.

Os casos particulares, por escrito

«Exceto nos contratos públicos», «exceto se o cliente estiver em período experimental»: as exceções são aquilo que as pessoas sabem sem nunca o terem anotado. É também aí que a IA se engana. Escreva-as por baixo da regra.

Arrumar: projetos, ligações e estado

Arrume por projeto

Agrupe o que se lê em conjunto. Um projeto para o que é comum a todos, um projeto por cliente, por missão ou por produto. Esta divisão serve três vezes: orienta-se melhor, o assistente procura num perímetro pertinente, e dá os acessos projeto a projeto.

Ligue os documentos entre si

Uma decisão remete para a ata onde foi tomada e para o estudo que a justifica. Um procedimento remete para o modelo que utiliza. Estas ligações permitem ao assistente, tal como a um colega, recuar até à fonte quando precisa de saber mais.

Diga o que serve de referência

É a regra mais rentável e a menos aplicada. Qualquer documento deveria ter um estado claro.

• Referência: é o documento que vale, a aplicar.
• Exploração: uma pista, uma reflexão em curso, não uma regra.
• Substituído: já não se aplica, com a ligação para o documento que o substitui.

Sem isso, a proposta abandonada em março tem, para uma IA, o mesmo valor que a decisão tomada em junho.

Importar o que já existe sem importar a desordem

Já tem ficheiros Word, PDF, folhas de cálculo. Não vale a pena reescrever tudo, nem importar tudo.

1. Primeiro, faça a triagem. Ponha de parte os rascunhos, os duplicados e tudo o que tenha mais de duas versões. Importe apenas o que ainda é verdade.
2. Importe o que serve. Os documentos de referência, os modelos, os contratos-tipo, os estudos. O pormenor do que é aproveitado consoante o formato está em Importar os seus documentos.
3. Assinale o estado na importação. Um documento antigo, útil como arquivo, deve ser identificado como tal.
4. Reescreva apenas o essencial. Os três ou quatro documentos mais consultados merecem ser retomados segundo as regras acima. O resto pode ficar como está.

Manter a base atualizada

Uma base errada faz mais estragos do que uma base vazia, porque a IA aplica com segurança aquilo que lê. Bastam quatro hábitos.

• Corrigir na fonte, de imediato. Quando uma regra muda, altera-se o documento no próprio dia, não «na próxima atualização».
• Um responsável por documento. Não para escrever tudo: para dizer sim ou não quando alguém propõe uma alteração.
• Deixar a IA propor. No fim de uma reunião ou de um dossiê, peça ao seu assistente que registe a decisão ou que proponha a atualização do procedimento. Relê e valida.
• Reler o que mais serve. Uma vez por trimestre, volte a passar pelos dez documentos mais consultados. É aí que um erro sai caro.

Verificar se funciona

Escreva dez perguntas que a equipa faz realmente às suas IA. Abra uma conversa nova, sem colar nada, e faça-as uma a uma.

• A resposta está certa e cita o documento certo: está ganho.
• A resposta é vaga: falta o documento, ou ele não usa as palavras da pergunta.
• A resposta está errada e é dada com segurança: há um documento antigo por aí que não está assinalado como substituído.
• O assistente não consulta a base: indique nas suas instruções em que casos deve procurar lá.

Repita o teste depois de cada série de correções. Dez perguntas chegam para detetar o essencial dos defeitos.

Os sete erros a evitar

1. Importar todo o disco partilhado de uma vez.
2. Deixar coexistir documentos contraditórios sem estado.
3. Escrever notas para si próprio, em abreviado.
4. Pôr dez assuntos num único documento.
5. Dar a regra sem a razão nem as exceções.
6. Esquecer-se de anotar as decisões.
7. Escrever uma vez e nunca mais corrigir.

Criar esta base com o Linkevio

O Linkevio foi feito para isto. Escreve num editor ou importa os seus ficheiros Word, PDF, Excel e Markdown. Arruma por projeto, liga os documentos entre si e indica, para cada um, se é a referência, se é exploratório ou se foi substituído.

Depois liga o assistente que já utiliza. Ele procura nos projetos a que tem acesso, recebe excertos curtos com a respetiva localização, lê a parte útil e pode escrever na base se lho pedir. Cada documento conserva as suas versões, e cada pedido de um assistente é anotado num registo.

Para começar, siga o guia Primeiros passos, pegue num dos modelos e crie o seu espaço gratuito: cobre duas pessoas e um projeto, o suficiente para escrever os seus seis primeiros documentos e fazer o teste das dez perguntas.

Perguntas frequentes

É preciso escrever de forma diferente para uma IA e para uma pessoa?

Muito pouco. Um documento claro para um novo colega é claro para uma IA: um assunto, um título preciso, frases completas, razões, exemplos. A única exigência adicional é que cada secção se perceba sozinha.

Que formato de ficheiro é mais bem lido?

O texto estruturado, com títulos e subtítulos. Um documento escrito num editor ou em Markdown é o ideal. Os ficheiros Word e os PDF com texto leem-se bem. Um PDF feito de imagens digitalizadas, sem texto, não pode ser pesquisado.

Quantos documentos são precisos para que seja útil?

Poucos. Seis documentos bem escritos já mudam as respostas do seu assistente. Mais vale ter vinte documentos atualizados do que duzentos, metade dos quais desatualizados.

Que tamanho deve ter um documento?

O necessário para tratar um assunto, raramente mais de duas ou três páginas. Se um documento ultrapassar esse tamanho, é provável que contenha dois assuntos.

A IA pode redigir a base por mim?

Pode ajudar a dar forma ao que sabe: dita, ela estrutura. Não pode inventar os seus métodos nem as suas decisões. A releitura pela pessoa que sabe continua a ser indispensável.

O que fazer com os documentos confidenciais?

Arrume-os num projeto à parte, aberto apenas às pessoas a quem dizem respeito. Um assistente só tem acesso aos projetos do seu utilizador. Para saber mais, veja Partilhar o contexto entre as IA de uma equipa.