Como criar uma base de conhecimento que a sua IA sabe ler

Uma base de conhecimento para IA não é só mais um wiki

Muitas equipes já tentaram o wiki interno. Ele é preenchido com entusiasmo durante um mês, depois ninguém mais abre, e ele envelhece em silêncio.

Uma base lida por assistentes de IA escapa desse destino por um motivo simples: ela é usada todos os dias, sem que ninguém precise abri-la. Toda vez que alguém faz uma pergunta para a própria IA, a base é consultada. Um documento útil produz efeito imediato, e um documento errado também. Assim, a equipe tem um motivo concreto para mantê-la atualizada.

Mas o leitor mudou, e isso altera o jeito de escrever. Um colega que lê uma página adivinha o que está faltando, sabe para quem ligar, reconhece uma versão vencida. Um assistente de IA lê o que está escrito, e só isso.

Como um assistente lê os seus documentos

Para escrever de forma útil, é preciso saber o que acontece quando a sua IA consulta a base.

1. Ela busca. A partir da sua pergunta, faz uma busca com algumas palavras. O resultado depende das palavras presentes nos seus documentos e nos títulos deles.
2. Ela recebe trechos. Algumas passagens curtas, com o lugar de onde vêm. É com base nisso que ela decide o que ler.
3. Ela lê uma parte. Abre o documento mais promissor e lê a seção útil, não necessariamente o resto.
4. Ela responde, com base no que leu.

Disso decorrem diretamente três regras de escrita.

• As palavras da pergunta precisam estar no documento. Se todo mundo diz “orçamento” e o seu documento fala em “proposta de preços”, a busca passa longe.
• Cada seção precisa ser compreensível sozinha. O assistente pode ler a seção 4 sem ter lido a 1. Um “como vimos acima” não diz nada para ele.
• Um documento precisa dizer se está valendo. Entre duas versões que se contradizem, a IA não tem como adivinhar qual você aplica.

O que escrever primeiro

Não tente cobrir tudo. Comece pelo que você mais explica de novo para a sua IA. Na maioria das equipes, isso dá seis documentos.

Você encontra versões prontas para adaptar na página Modelos.

Como escrever um documento que uma IA aproveita bem

Um assunto por documento

Um documento que trata de faturamento, férias e integração de novos colegas não vai ser bem encontrado para nenhum dos três. Separe. Três documentos curtos valem mais do que um longo.

Um título que anuncia o conteúdo

“Procedimento” não diz nada. “Procedimento: tratar uma reclamação de cliente” é fácil de achar e de escolher. Faça o mesmo com os subtítulos: “Prazos de resposta” em vez de “Etapa 2”.

O resumo no começo

Comece com duas ou três frases que digam do que trata o documento, a quem se aplica e desde quando. Muitas vezes é esse trecho que aparece na busca e que leva o assistente a ler o resto.

Frases completas, com os motivos

Compare.

• “Desconto: não no primeiro ano.”
• “Não damos desconto no primeiro ano, porque o preço já inclui o acompanhamento inicial. A partir do segundo ano, é possível um desconto de dez por cento para um compromisso de dois anos.”

A segunda versão permite que a IA responda a um cliente, trate um caso parecido e explique a regra em vez de recitá-la.

Termos constantes

Se você chama a mesma coisa de “cliente”, “conta” e “contratante” dependendo da página, um leitor humano acompanha. Um assistente pode achar que são três coisas diferentes. Escolha uma palavra e informe os sinônimos uma vez no documento “Quem somos”.

Exemplos

Uma regra de tom fica mais clara com dois exemplos, um bom e um ruim, do que com três parágrafos de explicação. Para um procedimento, um caso real tratado do começo ao fim vale uma página de teoria.

Os casos particulares, por escrito

“Exceto em licitações públicas”, “exceto se o cliente estiver em período de teste”: as exceções são aquilo que as pessoas sabem sem nunca terem anotado. É também aí que a IA erra. Escreva as exceções logo abaixo da regra.

Organizar: projetos, links e status

Organize por projeto

Agrupe o que se lê junto. Um projeto para o que é comum a todos, um projeto por cliente, por trabalho ou por produto. Essa divisão serve três vezes: você se localiza, o assistente busca em um escopo relevante, e você libera os acessos projeto por projeto.

Ligue os documentos entre si

Uma decisão remete à ata da reunião em que foi tomada e ao estudo que a justifica. Um procedimento remete ao modelo que utiliza. Esses links permitem que o assistente, como um colega, volte à fonte quando precisa saber mais.

Diga o que vale como referência

É a regra que mais compensa e a menos aplicada. Todo documento deveria ter um status claro.

• Referência: é o documento que vale, a ser aplicado.
• Exploração: uma hipótese, uma reflexão em andamento, não uma regra.
• Substituído: não se aplica mais, com o link para o documento que o substitui.

Sem isso, a proposta abandonada em março tem, para uma IA, o mesmo valor que a decisão tomada em junho.

Importar o que já existe sem importar a bagunça

Você já tem arquivos do Word, PDFs, planilhas. Não é preciso reescrever tudo, nem importar tudo.

1. Primeiro, faça a triagem. Deixe de fora os rascunhos, as duplicatas e tudo o que tiver mais de duas versões. Importe só o que ainda é verdade.
2. Importe o que é útil. Os documentos de referência, os modelos, as minutas de contrato, os estudos. Os detalhes do que é aproveitado em cada formato estão em Importar seus documentos.
3. Marque o status na importação. Um documento antigo, útil como arquivo histórico, deve ser sinalizado como tal.
4. Reescreva só o essencial. Os três ou quatro documentos mais consultados merecem ser refeitos segundo as regras acima. O resto pode ficar como está.

Manter a base atualizada

Uma base errada causa mais estrago do que uma base vazia, porque a IA aplica com segurança aquilo que lê. Quatro hábitos bastam.

• Corrigir na fonte, na hora. Quando uma regra muda, o documento é alterado no mesmo dia, não “na próxima atualização”.
• Um responsável por documento. Não para escrever tudo: para dizer sim ou não quando alguém propõe uma alteração.
• Deixar a IA propor. No fim de uma reunião ou de um caso, peça ao seu assistente que registre a decisão ou proponha a atualização do procedimento. Você relê e valida.
• Reler o que é mais usado. Uma vez por trimestre, revise os dez documentos mais consultados. É ali que um erro sai caro.

Verificar se está funcionando

Escreva dez perguntas que a equipe realmente faz para as IAs. Abra uma conversa nova, sem colar nada, e faça uma por uma.

• A resposta está certa e cita o documento certo: deu certo.
• A resposta é vaga: o documento não existe, ou não usa as palavras da pergunta.
• A resposta está errada e vem com segurança: há um documento antigo solto que não foi marcado como substituído.
• O assistente não consulta a base: indique nas suas instruções em quais casos ele deve buscar nela.

Refaça o teste depois de cada série de correções. Dez perguntas bastam para identificar a maior parte dos defeitos.

Os sete erros a evitar

1. Importar o drive compartilhado inteiro de uma vez.
2. Deixar documentos contraditórios convivendo sem status.
3. Escrever anotações para si mesmo, abreviadas.
4. Colocar dez assuntos em um único documento.
5. Dar a regra sem o motivo nem as exceções.
6. Esquecer de anotar as decisões.
7. Escrever uma vez e nunca mais corrigir.

Criar essa base com o Linkevio

O Linkevio foi feito para isso. Você escreve em um editor ou importa os seus arquivos Word, PDF, Excel e Markdown. Organiza por projeto, liga os documentos entre si e indica, para cada um, se é a referência, se é exploratório ou se foi substituído.

Depois, você conecta o assistente que já usa. Ele busca nos projetos aos quais você tem acesso, recebe trechos curtos com a localização de cada um, lê a parte útil e pode escrever na base se você pedir. Cada documento mantém as versões, e cada solicitação de um assistente é anotada em um registro.

Para começar, siga o guia Primeiros passos, pegue um dos modelos e crie o seu espaço gratuito: ele cobre duas pessoas e um projeto, o suficiente para escrever os seus seis primeiros documentos e fazer o teste das dez perguntas.

Perguntas frequentes

É preciso escrever de um jeito diferente para uma IA e para uma pessoa?

Muito pouco. Um documento claro para um colega novo é claro para uma IA: um assunto, um título preciso, frases completas, motivos, exemplos. A única exigência a mais é que cada seção seja compreensível sozinha.

Qual formato de arquivo é mais bem lido?

O texto estruturado, com títulos e subtítulos. Um documento escrito em um editor ou em Markdown é o ideal. Arquivos do Word e PDFs com texto são bem lidos. Um PDF feito de imagens escaneadas, sem texto, não pode ser pesquisado.

Quantos documentos são necessários para que seja útil?

Poucos. Seis documentos bem escritos já mudam as respostas do seu assistente. É melhor ter vinte documentos atualizados do que duzentos com metade vencida.

Qual deve ser o tamanho de um documento?

O necessário para tratar um assunto, raramente mais de duas ou três páginas. Se um documento passar desse tamanho, provavelmente contém dois assuntos.

A IA pode escrever a base no meu lugar?

Ela pode ajudar você a dar forma ao que sabe: você dita, ela estrutura. Ela não pode inventar os seus métodos nem as suas decisões. A revisão por quem conhece o assunto continua indispensável.

O que fazer com os documentos confidenciais?

Guarde-os em um projeto separado, aberto apenas às pessoas envolvidas. Um assistente só tem acesso aos projetos do usuário dele. Para continuar, veja Compartilhar o contexto entre as IAs de uma equipe.