Crear una base de conocimiento que tu IA sepa leer

Una base de conocimiento para IA no es otro wiki más

Muchos equipos ya han probado el wiki interno. Se llena con entusiasmo durante un mes, luego nadie lo abre y envejece en silencio.

Una base que leen asistentes de IA se libra de ese destino por una razón sencilla: se usa todos los días, sin que nadie tenga que abrirla. Cada vez que alguien le hace una pregunta a su IA, se consulta la base. Un documento útil produce un efecto inmediato, y un documento equivocado también. El equipo tiene, por tanto, una razón concreta para mantenerla al día.

Pero el lector ha cambiado, y eso modifica la forma de escribir. Un compañero que lee una página adivina lo que falta, sabe a quién llamar, reconoce una versión caducada. Un asistente de IA lee lo que está escrito, y solo eso.

Cómo lee un asistente tus documentos

Para escribir de forma útil, hay que saber qué ocurre cuando tu IA consulta la base.

1. Busca. A partir de tu pregunta, lanza una búsqueda con unas pocas palabras. El resultado depende de las palabras presentes en tus documentos y de sus títulos.
2. Recibe extractos. Unos pocos pasajes breves, con el lugar del que proceden. Con eso decide qué leer.
3. Lee una parte. Abre el documento más prometedor y lee la sección útil, no necesariamente el resto.
4. Responde, apoyándose en lo que ha leído.

De ahí salen directamente tres reglas de escritura.

• Las palabras de la pregunta tienen que estar en el documento. Si todo el mundo dice «presupuesto» y tu documento habla de «propuesta de precios», la búsqueda no lo encuentra.
• Cada sección debe entenderse por sí sola. El asistente puede leer la sección 4 sin haber leído la 1. Un «como se ha visto más arriba» no le dice nada.
• Un documento debe decir si está vigente. Entre dos versiones que se contradicen, la IA no puede adivinar cuál aplicas.

Qué escribir primero

No intentes cubrirlo todo. Empieza por lo que más a menudo vuelves a explicarle a tu IA. En la mayoría de los equipos, eso da seis documentos.

Encontrarás versiones listas para adaptar en la página Plantillas.

Escribir un documento que una IA aprovecha bien

Un tema por documento

Un documento que trata de la facturación, las vacaciones y la acogida de las nuevas incorporaciones no se encontrará bien para ninguno de los tres temas. Sepáralos. Tres documentos cortos valen más que uno largo.

Un título que anuncia el contenido

«Procedimiento» no dice nada. «Procedimiento: gestionar una reclamación de cliente» se encuentra y se elige. Haz lo mismo con los subtítulos: «Plazos de respuesta» en lugar de «Paso 2».

El resumen al principio

Empieza con dos o tres frases que digan de qué trata el documento, a quién se aplica y desde cuándo. Muchas veces es ese pasaje el que aparece en la búsqueda y el que lleva al asistente a leer el resto.

Frases completas, con las razones

Compara.

• «Descuento: no el primer año.»
• «No concedemos descuento el primer año, porque el precio ya incluye el acompañamiento inicial. A partir del segundo año, es posible un descuento del diez por ciento con un compromiso de dos años.»

La segunda versión permite a la IA responder a un cliente, resolver un caso parecido y explicar la regla en lugar de recitarla.

Términos constantes

Si llamas a lo mismo «cliente», «cuenta» y «contratante» según la página, un lector humano te sigue. Un asistente puede creer que son tres cosas distintas. Elige una palabra y da los sinónimos una sola vez, en el documento «Quiénes somos».

Ejemplos

Una regla de tono se entiende mejor con dos ejemplos, uno bueno y uno malo, que con tres párrafos de explicación. Para un procedimiento, un caso real resuelto de principio a fin vale por una página de teoría.

Los casos particulares, por escrito

«Salvo en los contratos públicos», «salvo si el cliente está en periodo de prueba»: las excepciones son lo que la gente sabe sin haberlo anotado nunca. También es ahí donde la IA se equivoca. Escríbelas debajo de la regla.

Organizar: proyectos, enlaces y estado

Organiza por proyecto

Agrupa lo que se lee junto. Un proyecto para lo que es común a todos, un proyecto por cliente, por encargo o por producto. Esta división sirve tres veces: tú te orientas, el asistente busca en un ámbito pertinente y das los accesos proyecto a proyecto.

Enlaza los documentos entre sí

Una decisión remite al acta de la reunión donde se tomó y al estudio que la justifica. Un procedimiento remite a la plantilla que utiliza. Esos enlaces permiten al asistente, igual que a un compañero, llegar hasta la fuente cuando necesita saber más.

Di cuál es el de referencia

Es la regla más rentable y la que menos se aplica. Todo documento debería llevar un estado claro.

• De referencia: es la referencia, lo que hay que aplicar.
• Exploración: una pista, una reflexión en curso, no una regla.
• Reemplazado: ya no se aplica, con el enlace al documento que lo sustituye.

Sin eso, la propuesta abandonada en marzo tiene, para una IA, el mismo valor que la decisión tomada en junio.

Importar lo que ya existe sin importar el desorden

Ya tienes archivos Word, PDF, hojas de cálculo. No hace falta reescribirlo todo, ni importarlo todo.

1. Primero, clasifica. Descarta los borradores, los duplicados y todo lo que tenga más de dos versiones. Importa solo lo que sigue siendo cierto.
2. Importa lo que sirve. Los documentos de consulta, las plantillas, los contratos tipo, los estudios. El detalle de lo que se conserva según el formato está en Importar documentos.
3. Marca el estado al importar. Un documento antiguo que sirve como archivo debe señalarse como tal.
4. Reescribe solo lo esencial. Los tres o cuatro documentos más consultados merecen rehacerse según las reglas anteriores. El resto puede quedarse tal cual.

Mantener la base al día

Una base equivocada hace más daño que una base vacía, porque la IA aplica lo que lee con aplomo. Bastan cuatro hábitos.

• Corregir en la fuente, enseguida. Cuando una regla cambia, el documento se modifica ese mismo día, no «en la próxima actualización».
• Un responsable por documento. No para escribirlo todo: para decir sí o no cuando alguien propone un cambio.
• Dejar que la IA proponga. Al terminar una reunión o cerrar un asunto, pide a tu asistente que deje constancia de la decisión o que proponga la actualización del procedimiento. Tú revisas y validas.
• Revisar lo que más se usa. Una vez por trimestre, repasa los diez documentos más consultados. Ahí es donde un error sale caro.

Comprobar que funciona

Escribe diez preguntas que el equipo hace de verdad a sus IA. Abre una conversación nueva, sin pegar nada, y hazlas una por una.

• La respuesta es correcta y cita el documento adecuado: conseguido.
• La respuesta es vaga: falta el documento, o no usa las palabras de la pregunta.
• La respuesta es falsa y suena segura: hay un documento antiguo dando vueltas que no está marcado como reemplazado.
• El asistente no consulta la base: precisa en tus instrucciones en qué casos debe buscar en ella.

Repite la prueba después de cada tanda de correcciones. Diez preguntas bastan para detectar la mayor parte de los fallos.

Los siete errores que hay que evitar

1. Importar de golpe todo el disco compartido.
2. Dejar que convivan documentos contradictorios sin estado.
3. Escribir notas para uno mismo, con abreviaturas.
4. Meter diez temas en un solo documento.
5. Dar la regla sin la razón ni las excepciones.
6. Olvidarse de anotar las decisiones.
7. Escribir una vez y no corregir nunca más.

Crear esta base con Linkevio

Linkevio está hecho para esto. Escribes en un editor o importas tus archivos Word, PDF, Excel y Markdown. Organizas por proyecto, enlazas los documentos entre sí e indicas para cada uno si es de referencia, si es exploratorio o si está reemplazado.

Después conectas el asistente que ya usas. Busca en los proyectos a los que tienes acceso, recibe extractos breves con su ubicación, lee la parte útil y puede escribir en la base si se lo pides. Cada documento conserva sus versiones, y cada solicitud de un asistente se anota en un registro.

Para empezar, sigue la guía Primeros pasos, toma una de las plantillas y crea tu espacio gratuito: cubre dos personas y un proyecto, lo justo para escribir tus seis primeros documentos y hacer la prueba de las diez preguntas.

Preguntas frecuentes

¿Hay que escribir de forma distinta para una IA y para una persona?

Muy poco. Un documento claro para un compañero nuevo es claro para una IA: un tema, un título preciso, frases completas, razones, ejemplos. La única exigencia adicional es que cada sección se entienda por sí sola.

¿Qué formato de archivo se lee mejor?

El texto estructurado, con títulos y subtítulos. Un documento escrito en un editor o en Markdown es ideal. Los archivos Word y los PDF con texto se leen bien. En un PDF hecho de imágenes escaneadas, sin texto, no se puede buscar.

¿Cuántos documentos hacen falta para que sea útil?

Pocos. Seis documentos bien escritos ya cambian las respuestas de tu asistente. Más vale tener veinte documentos al día que doscientos de los que la mitad está caducada.

¿Qué extensión debe tener un documento?

La necesaria para tratar un tema, rara vez más de dos o tres páginas. Si un documento supera ese tamaño, probablemente contiene dos temas.

¿Puede la IA redactar la base por mí?

Puede ayudarte a dar forma a lo que sabes: tú dictas, ella estructura. No puede inventar tus métodos ni tus decisiones. La revisión por parte de la persona que sabe sigue siendo imprescindible.

¿Qué hacer con los documentos confidenciales?

Guárdalos en un proyecto aparte, abierto solo a las personas implicadas. Un asistente solo tiene acceso a los proyectos de su usuario. Para seguir, consulta Compartir el contexto entre las IA de un equipo.